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Por qué los cambios de última hora ya no son un problema si utilizas una plataforma para eventos

Si has organizado un evento alguna vez seguro que sabes que hasta que no termina todo, no puedes respirar tranquilo y es que siempre surgen cambios en el último momento que tendrás que gestionar. Con una plataforma para eventos todo se simplifica, te contamos por qué.

¿Qué cambios se pueden producir?

Algunos de los cambios más frecuentes que pueden surgir en la gestión de eventos, son los siguientes:

  • Cambios en los ponentes. Puede que un ponente te diga en el último momento que no puede ir. Para solucionarlo debes tener siempre varias alternativas que puedan cubrir ese puesto, además, es recomendable que firmes un acuerdo con cada ponente con una penalización para el caso de cancelación debida al ponente.
  • Cambios en la ubicación. Es posible que el lugar elegido para el evento no sea adecuado, que no obtengas los permisos que necesitas a tiempo o que debido a la gran afluencia de público que se espera, necesites un lugar más amplio. En estos casos, lo más aconsejable es buscar un lugar parecido y tener previstas, desde el principio, varias opciones.
  • Climatología adversa. Imagina que has planeado un evento al aire libre y ese día se prevé mal tiempo. Puedes cambiar la fecha, con lo cual podrías perder participantes, o cambiar el lugar por uno cubierto.
  • Tecnología que no funciona. La única forma de solucionarlo es hacer pruebas antes del evento, para ver que todo funcione correctamente.

Estos son solo algunos ejemplos, pero la lista puede ser infinita, por lo que lo más adecuado es que seas previsor y hayas pensado antes en todo lo que pueda pasar para tener siempre un plan B.

¿Cómo te puede ayudar una plataforma para eventos ante imprevistos?

Una plataforma para eventos te puede ayudar de diversas formas ante los imprevistos que puedan surgir en tu evento:

  • Gestionarás correctamente el control de asistencia. Con la plataforma para eventos sabrás en todo momento cuántas personas van a asistir y podrás tomar decisiones en base a ese número. Además de lo anterior, podrás facilitar la entrada en el evento, de manera que no se formen aglomeraciones y la experiencia de los asistentes sea buena desde el principio.
  • Coordinarás la comunicación con todos los implicados. La comunicación con ponentes, patrocinadores, organizadores y asistentes, será más sencilla y fluida porque se controlará desde un mismo lugar.
  • Informarás a los asistentes de todo lo que necesiten. Una buena experiencia de los asistentes va a depender de que les informes de en qué consiste en evento, qué actividades se van a realizar, cómo llegar, por dónde se entra o si ha habido algún cambio de última hora (lugar, ponente, horario, por ejemplo), entre otros aspectos.

Además de tomar medidas para ser previsor, es preciso que organices un equipo para casos de crisis, de manera que planteen soluciones que resuelvan el problema y estén preparados para cualquier eventualidad.

¿Cómo solucionas tú los imprevistos en tus eventos? ¿Nos lo cuentas?

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