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La tecnología, el mejor aliado para el registro de invitados en los eventos

El registro de invitados es, probablemente, el primer momento en el que los asistentes a un evento tendrán contacto con tu empresa, por lo que es fundamental que sea una experiencia rápida y agradable y que se eviten las esperas innecesarias.

Por lo general, gestionar eventos con pocos asistentes es sencillo y basta con una lista digital o manual, pero cuando el número de asistentes crece es necesaria la tecnología.

¿Cómo puedes organizar el registro de invitados?

Para que el registro de invitados sea sencillo puedes hacer varias cosas:

  • Es posible organizar un pre-registro a través de la web de tu empresa, en el que los asistentes al evento se puedan inscribir, a través de un formulario. Una vez completado el formulario cada persona recibirá un código QR por correo electrónico para poder acceder al evento.
  • Otra forma es enviando un correo electrónico automático que invite al asistente a rellenar su datos.
  • Además de lo anterior, puedes utilizar soluciones para eventos como un software para eventos en el que se pueda realizar directamente el registro o que sea compatible con una app para el evento.
  • Actualmente, también se está utilizando otro método que es el reconocimiento facial. De esta forma cada asistente es reconocido por determinados rasgos.

¿Qué puede suceder durante el registro de invitados?

Para organizar un evento con éxito es preciso ser previsor y pensar en todo lo que pueda suceder para tener preparada la solución. Durante el registro de invitados los problemas más habituales son:

  • Duplicidad en el registro.
  • Fallo en el sistema utilizado para registrar.
  • Pérdida del documento de registro o del correo.
  • Error en la identificación.

La tecnología, en estos casos, ayuda a eliminar errores humanos y a que la experiencia de tus clientes durante el registro sea rápida.

Ideas para la mesa de registro de tu evento

En el caso en que quieras colocar una mesa de registro para tu evento puedes tener en cuenta las siguientes ideas:

  • 1 persona de staff por cada 100 asistentes. Esta cifra dependerá del tipo de evento que organices y del lugar, pero debes considerar cuántas personas están en la mesa de registro atendiendo a los asistentes para que no haya esperas.
  • Asegúrate que todo funciona correctamente. No esperes al último día para probar la conexión a  internet o los puntos para enchufar ordenadores o móviles. Como decíamos antes, anticípate a cualquier cosa que pueda suceder.
  • Crea una mesa de información. La mesa de registro debe dedicarse solo a eso y es aconsejable que para resolver dudas crees otra mesa de información.
  • No cierres la mesa de registro. Mantén al menos a una persona por si surgiera algún asistente rezagado.
  • Mantén los números importantes a mano. Puede que necesites hablar con el director del evento, con el responsable del catering o que surja un imprevisto y tengas que llamar a la policía o a los bomberos. Guarda sus números en un lugar accesible.

Como ves el registro de invitados es una pieza esencial de un evento. ¿Cómo lo haces en tu empresa? ¿Te ha surgido algún problema imprevisto?

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