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Como mejorar tu experiencia de check-in

Una de las partes más importantes del día del evento es el check-in, ya que será donde tu empresa entre en contacto directo y en persona con los asistentes. La buena impresión que dejes en ese primer contacto deberá mantenerse durante el evento y después. Pero para lograr que el registro de eventos sea sencillo y exitoso es necesario tener varios elementos en cuenta. ¡Te los contamos!

La preparación del evento puede durar meses y el día del evento todo ese trabajo debe “lucir” para que salga todo perfecto.

Consejos para que el check-in de eventos sea todo un éxito

Para que el registro en el evento sea sencillo y fluido, evitando así las colas para entrar, puedes seguir estos consejos:

  • Apuesta por las nuevas tecnologías, han llegado para quedarse y utilizarlas nos facilita muchas labores en los eventos. Estas son algunas de las tecnologías que puedes aplicar:
    • Códigos QR. Conseguirán que el proceso de registro sea más rápido, porque se envían al asistente por correo electrónico unos días antes del evento y cuando llega al evento solo hay que escanear ese código. Los códigos QR son especialmente útiles en los casos de eventos muy multitudinarios como una feria o un concierto.
    • Pulseras RFID. Nosotros utilizamos esta tecnología e incluimos la imagen de marca. Las pulseras RFID se suelen entregar a la entrada del evento, puede ser a cambio del código QR o directamente mediante el registro in situ con la app que utiliza el equipo del evento, se escanea con el móvil y se vuelcan los datos del asistente.
    • App para staffing. Se puede registrar a los asistentes onsite  o se buscan en una lista digital (si hay una base de datos previa al evento) y se marca que ha entrado. Los datos se pueden guardar en una plataforma CRM de manera que la información esté centralizada.
    • Software para eventos. No solo te ayudará en el check-in de eventos sino en todo el proceso de organización: la creación de la landing page del evento, la estrategia de marketing, los parámetros a medir, los correos electrónicos que se envían o la comunicación durante el evento, entre otros aspectos.
  • Forma al personal del evento. Cuando el evento es de mediano o gran tamaño puede que necesites contratar a personal externo para que ayude durante el evento. Si es así, será necesario que los formes porque serán quienes estén cara a cara con tus clientes. Algunas de las labores que deberán realizar serán:
  • Recibir a los asistentes.
  • Utilizar el software para eventos.
  • Realizar el check-in.
  • Resolver dudas.
  • Crea emoción desde la entrada al evento. La idea es buscar que los asistentes se sorprendan y que sientan curiosidad desde el momento en que entran en el evento. Puedes lograrlo con letreros grandes, pantallas digitales o música motivadora, por ejemplo.
  • Personaliza el check-in. Personalizar el registro a la entrada del evento es un reto ya que puede llegar un momento en el que haya muchas personas, sin embargo, es fundamental. Puedes, por ejemplo, entregar un paquete con un regalo (un libro, una memoria USB, una libreta etc.) a cada asistente y una nota con su nombre, escrita a mano.

Recuerda que tu imagen de marca está en juego por lo que el check-in es un momento fundamental.

¿Cómo haces tú el control de asistencia en tus eventos y qué problemas te surgen? ¡Cuéntanos!

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