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Como crear un formulario de inscripción para tu evento

Crear el formulario de inscripción perfecto para tu evento puede marcar la diferencia y contribuir a que tus potenciales clientes se inscriban y acudan a conocer a tu empresa.

Uno de los aspectos más importantes en la actualidad cuando se recogen datos de una persona es la protección de datos personales que ha sido recientemente regulada por la Ley de Protección de Datos Personales y garantías de derechos digitales.

¿Qué elementos esenciales debe reunir el formulario de inscripción para tu evento?

Para poder diseñar un formulario de inscripción es necesario tener en cuenta algunos aspectos fundamentales como los siguientes:

  • Define el objetivo del formulario: organizar la logística del evento, conocer a tus potenciales clientes o vender tus productos o servicios.
  • Elabora un formulario fácil de utilizar. Los formularios muy largos o complicados disuaden a los posibles asistentes al evento.
  • En el caso en que haya distintos tipos de asistentes, puedes crear un formulario personalizado para cada grupo, por ejemplo, puede haber invitados VIP o personas que ya han asistido antes a algún evento organizado por tu empresa.
  • Crea formularios en los que haya campos obligatorios y opcionales.
  • Analiza qué datos necesitarás de cada participante y de qué forma utilizarás esos datos. Por ejemplo: nombre, apellido, dirección de correo electrónico, empresa y actividad.
  • Considera los objetivos de tu evento, quizás no te haga falta pedir demasiados datos o información excesivamente personal como la dirección postal o el número de DNI.
  • Integra el formulario en tu web y en las redes sociales, de esta forma facilitarás la tarea de registro de eventos.
  • Si tu evento es de pago es necesario vincular el formulario a una plataforma de pago segura para facilitar el proceso de registro de eventos.
  • Verifica que los datos que recojas se puedan exportar de forma sencilla.
  • Utiliza un formulario que permita preguntas condicionales, es decir, que en función de la respuesta a cada pregunta se planteen distintas preguntas.
  • Utiliza un software de registro de eventos para poder controlar todo el proceso y conocer los datos de los asistentes en cualquier momento.

¿Qué beneficios de aporta un formulario de inscripción?

Tener un formulario de inscripción te ayudará a:

  • Anticiparte en la relación a la logística del evento y preparar todo con antelación. Por ejemplo, si quieres encargar un catering podrás saber cuánta gente asistirá.
  • Obtener datos de los usuarios para poder segmentarlos, de forma que ofrecerás una atención personalizada a cada asistente.
  • Conocer qué acciones de marketing de las que has realizado para tu evento han tenido mayor repercusión y han fomentado la inscripción.
  • Medir aspectos como el número de asistentes que ya han acudido antes a tu evento, el número de potenciales clientes o de clientes que ya tienes que se han inscrito.

Organizar un evento requiere tiempo y esfuerzo pero cada detalle, por pequeño que sea, importa. Además, no puedes olvidar que la tecnología está de tu parte para automatizar tareas y ahorrarte tiempo.

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